Ewaluacja wewnętrzna, czy zewnętrzna?

Ewaluacja w projektach może być zaplanowana jako ewaluacja zewnętrzna i/ lub ewaluacja wewnętrzna. Przy prowadzeniu ewaluacji wewnętrznej duża odpowiedzialność spada na koordynatora projektu, który musi czuwać nad przygotowaniem szczegółowego planu ewaluacji już na początkowym etapie wrażania projektu. Do przeprowadzenia ewaluacji wewnętrznej powinna zostać wyznaczona osoba spośród zespołu realizatorów projektu, która jednocześnie nie jest wykonawcą działań merytorycznych projektu. Najlepiej, jeśli zaproszona zostanie osoba wcześniej współpracująca z realizatorami, która ma już doświadczenie w prowadzeniu badań ewaluacyjnych.
W dużych projektach powinno się ewaluację zlecić zewnętrznemu ewaluatorowi. W strukturze organizacyjnej projektu należy przewidzieć pracownika – specjalistę ds. monitoringu i ewaluacji – odpowiedzialnego za całość działań związanych z tym obszarem zarządzania projektem.
Opracowanie koncepcji ewaluacji nawet, jeśli przewidzieliśmy w projekcie zatrudnienie zewnętrznego ewaluatora, którego zadaniem będzie jej stworzenie, wymaga zaangażowania kluczowych osób realizujących projekt. Sam ewaluator, bez aktywnej współpracy z zespołem wdrażającym, nie jest w stanie takiego planu ewaluacji zbudować. Oznacza to więc konieczność zarezerwowania czasu przez kierownika projektu na to działanie. Niezbędne będzie przeprowadzenie kilku spotkań roboczych w celu zebrania odpowiedzi na istotne kwestie związane z metodologią badania ewaluacyjnego.
Jeśli zdecydujemy się na ewaluację zewnętrzną to musimy przewidzieć także konieczność wyłonienia wykonawcy badania. Zamawianie ewaluacji może wymagać uwzględnienia procedur wynikających z Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz stosowania się do zasad konkurencyjności tak, aby wydatki ponoszone w projektach były konkurencyjne i efektywne.
Oznaczać to może w praktyce konieczność wystosowania zapytania ofertowego, w którym opisany zostanie przedmiot zamówienia i Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Przygotowanie takiego zapytania ofertowego, jak również wyłonienie wykonawcy powinno zostać przeprowadzone już na początkowym etapie wdrażania projektu. Nawet, jeśli w projekcie przewidziano przeprowadzenie ewaluacji końcowej, to ewaluator powinien podjąć współpracę dużo wcześniej, tak aby proces ewaluacji był prowadzony na bieżąco. Niestety zła praktyka często stosowana przez realizatorów, to rozpoczęcie poszukiwań ewaluatora na miesiąc przed końcem projektu. Szanse na przeprowadzenie dobrej ewaluacji są wtedy znikome.

Pobierz czwartą część podręcznika w wersji pdf: